¿Cómo presentar un Business Case?

La diferencia entre presentar con éxito un Business Case o no... casi nunca está en la presentación...

Es normal pensar que el éxito de un Business Case depende de cómo lo presentas pero  antes de decidir qué comunicar o incluir, en qué orden presentarlo o qué diapositivas preparar, conviene responder una pregunta:

¿Qué es lo que realmente determina los resultados de esa presentación?

Cuando presentas el análisis de un proyecto mediante un Business Case, el objetivo no es únicamente comunicar los resultados obtenidos, sino demostrar por qué esos resultados pueden alcanzarse, en qué condiciones pueden lograrse y cuál es el sustento que los respalda, para finalmente proporcionar las bases necesarias para decidir con confianza si el proyecto debe implementarse o no.

Esto es, la evaluación final de la presentación no se medirá por los resultados que presenta el Business Case, sino por si realmente permite decidir con certidumbre  (go/ no go), si la información no es sólida o no está suficientemente sustentada.

Por mucho  esmero que pongas en tu presentación si la información que presentas, particularmente los resultados no están sustentados difícilmente permitirá  tomar una buena decisión y ahí hay un problema por que de poco sirve tu Business Case

Pero ¿de qué depende realmente lograr ese resultado?

Desde mi experiencia, un buen análisis de proyecto a través del Business Case debe cumplir tres características fundamentales.

1. Debe ser certero

La información debe presentar resultados muy cercanos a los que realmente puede generar el proyecto, ningún análisis puede eliminar completamente la incertidumbre, sin embargo, un buen Business Case reduce esa incertidumbre presentando información suficiente y sustentada, supuestos bien definidos y resultados lo más cercanos a la realidad por alcanzar.

2. Debe ser concreto

Un buen análisis de proyecto debe presentar únicamente la información necesaria para tomar una decisión para agilizar el proceso, no más, no menos.

Agregar más información al análisis no necesariamente lo mejora, en muchos casos produce el efecto contrario: confunde o distrae de lo verdaderamente importante.

Un buen Business Case no busca demostrar cuánto sabes del proyecto, sino facilitar y agilizar la comprensión de lo que sucederá si se implementa.

3. Debe ser confiable

Toda información que presenta el análisis de un proyecto debe estar sustentada, ser coherente y estar respaldada por datos, pruebas y hechos.

Las conclusiones no deben depender de opiniones o percepciones personales, sin respaldo, cada supuesto, afirmación y análisis que se presente debe estar justificado.

Un buen Business Case no genera confianza no por la forma en que se presenta los resultados, sino por la coherencia y la solidez del análisis que los respalda.

Y si a estas 3 características le agregas la rapidez con la que se debe generar y presentar el análisis para decidir lo más rápido posible, el círculo se cierra.

Entonces...

¿Cómo presentar un Business case?

¿Cómo lograr que un Business Case cumpla estas características?

Aquí es donde muchos analistas y tomadores de decisiones descubren algo importante:

la diferencia entre conocer que incluye un Business Case y saber cómo utilizarlo eficientemente.

Conocer qué incluye un Business Case no asegura que la información y el análisis que contiene sea certera, concreta y confiable, mucho menos que pueda generarse con la rapidez requerida o buscada.

El Business Case proporciona estructura al análisis, indica qué información debe incluirse, pero no asegura que éste cumpla con su objetivo principal: decidir con confianza si un proyecto debe implementarse o no (go /no go), para lograrlo, se requiere un “paso a paso probado” que permita emplear eficientemente esa estructura del Business Case.

En otras palabras, la presentación es la consecuencia de un buen análisis, de un Business Case de calidad, no su sustituto.

La mayoría de los analistas y tomadores de decisiones piensan que con sólo saber que incluye un Business Case y cómo está organizado es suficiente para presentar el análisis de un proyecto. Dado lo aquí explicado ¿piensas que realmente sea así?

La diferencia entre tomar una buena decisión o no con respecto a la implementación de un proyecto está en la calidad del análisis que presenta el Business Case y esto no se genera solo conociendo su estructura.