Un Business Case en un documento de más de 30 hojas o cuartillas por lo cual es imposible ejemplificar en un post, no obstante esto, te compartiré un ejemplo de cada apartado para que te sirva de guía, también incluiré links a distintos posts dentro de este blog en los cuales describo desde cómo está estructurado un Business Case y el propósito de cada sección, hasta cómo elaborarlo más eficientemente, lo cual en conjunto te permitirá entender lo que aquí ejemplifico.
Si no sabes mucho sobre el Business Case te aconsejo que antes de buscar elaborarlo a través de ejemplos, primero tengas claro lo qué es, para qué sirve, entre algunos puntos, esto lo puedes contestar en los distintos posts que incluyo en este blog, en mis distintas redes sociales (consulta la sección más del Business Case), o cualquier otra fuente que mejor se adecúe a tus necesidades.
Estructura del Business Case
Comencemos aclarando que un Business Case está estructurado en 10 secciones:
Esquema general
Sumario ejecutivo
Introducción
Métrica financiera
Supuestos, alcances y límites
Beneficios, impactos negativos y riesgos,
Fuente de datos y métodos
Modelo financiero
Contingencias y dependencias
Conclusiones y recomendaciones
Cada sección contiene una serie de apartados, los que describiré y ejemplificaré más adelante, puedes obtener una descripción a detalle de cada sección dando un clic aquí.
Elaboración del Business Case
El orden de elaboración no es el mismo que el de presentación (punto anterior), aquí te presento el orden sugerido de elaboración, aunque es importante aclarar que la elaboración del Business Case es un proceso más complejo en cuanto a que no terminas una sección para brincar a otra, sino interactivo entre éstas, lo describo con mayor detalle en el link que te comparto más adelante. El orden sugerido para abordar cada sección del Business case es el siguiente:
Esquema general
Supuestos, alcances y límites
Beneficios, impactos negativos y riesgos,
Modelo financiero
Introducción
Fuente de datos y métodos
Contingencias y dependencias
Conclusiones y recomendaciones
Métrica financiera
Sumario ejecutivo
Si quieres conocer con mayor detalle los pasos sugeridos a seguir al elaborar un Business y las razones, Case da un clic aqui
Ejemplos
Ahora sí, aclarados los puntos básicos para entender contenido, estructura y elaboración de un Business Case, a continuación te presento un ejemplo de los principales apartados contenido en cada sección:
1. Esquema general
1a. Título
“Adecuación de piso para renta de oficinas virtuales en Madrid”
1b. Tema
Hoy en día se cuenta con un piso vacío de aproximadamente 280 m2 dentro de un edificio ubicado en Madrid, mismo que se encuentra completamente desocupado y por lo tanto desaprovechado, lo cual representa dejar de ganar alrededor de 120 mil € anuales.
En España el 98% de las empresas son PYMEs, dentro de este grupo, las microempresas representan un 97% del total de empresas en el sector servicios, en donde existe un número creciente de profesionales independientes quienes se encuentran iniciando su negocio o que residen en una ciudad distinta en la que se desarrolla su actividad profesional y por lo tanto no cuentan con el presupuesto para instalar una oficina formal o no desean incrementar considerablemente su nivel de gastos fijos. La oficina virtual es un espacio físico acondicionado con escritorios, mobiliario y herramientas tecnológicas (computadora, teléfono, celular, software, etc.) que permiten a la persona realizar sus labores temporalmente como si estuviera en su propia oficina misma que cuenta con servicios secretariales, domicilio fiscal, cafetería, entre otros.
Es por lo anteriormente expuesto, se considera conveniente evaluar mediante un Business Case los beneficios, costos y riesgos de adecuar el espacio físico disponible como un conjunto de oficinas que puedan ser empleadas temporalmente por los profesionales independientes.
1c. Objetivo (del Business Case)
Medir los beneficios, impactos negativos y riesgos probables de comercializar en Madrid espacios temporales para ser utilizados como oficina.
2. Supuestos, alcances y límites
2a. Supuestos
Estaremos en posibilidades de ofrecer de manera mensual,160 planes A, 20 planes B y
90 planes C
2b. Alcances
Objetivo principal
Generar ingresos por 102,000 € el primer año de operaciones
Objetivo secundario
Alcanzar una utilización del 80% de nuestra capacidad instalada
2c. Límites
Horarios de Operación
Lunes a viernes de 8 am a 6 pm (10 horas).
Capacidad instalada
La capacidad instalada considerada está sujeta a un espacio físico de 280 metros cuadrados, mismo que podrá dar cabida a 8 centros de trabajo (oficinas) y por lo tanto 1600 horas por mes
3. Beneficios, impactos negativos y riesgos,
3a. Beneficios
El modelo de negocio propuesto se estima genere un ingreso durante sus primeros 3 años de operaciones de alrededor de 671,394 €.
3b. Impactos Negativos
Se refiere al dinero empleado para desarrollar esta propuesta de negocio, el cual asciende a 95,926 €, mismo que hasta el momento en que en caso de no ser recuperada, será considerada como un costo (gasto).
3c. Riesgos
Perder parte de la inversión aportada como resultado de la no aceptación del servicio por parte del mercado.
4. Modelo financiero
4a. Flujo de efectivo (tabla con el flujo de efectivo mensual los primeros 5 años)
4b. Estado de Resultados (tabla con el estado de resultados mensual los primeros 5 años)
5. Introducción
Los avances tecnológicos de hoy día a través de la capacidad de la oficina automatizada para vincular a las personas electrónicamente, ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina...
La oficina virtual no es más que la unión de una computadora (generalmente portátil), un teléfono digital móvil, software de red, componentes multimedia y algunos programas específicos de acuerdo a la labor que desempeña el trabajador, equipo que le permite realizar sus labores en donde lo crea conveniente...
Esta situación trae consigo un cambio radical en la forma de trabajar y revoluciona el mundo empresarial y profesional, generando consigo incrementos de productividad y un mejor uso de recursos (tiempo y dinero)...
En España el 98% de las empresas son PYMEs...
6. Fuente de datos y métodos
De acuerdo al diseño arquitectónico presentado, el inmueble solo puede contar con 8 estaciones de trabajo (oficinas), mismas que si multiplicamos por 10 (horas al día que operará la oficina (8am - 6pm)), por 5 (días por semana), por 4 (semanas por mes):
8x10x5x4 = 1,600 horas disponibles
Lo anterior señala que se cuenta con 1,600 horas de oficina disponibles para ser rentadas por mes
7. Contingencias y dependencias
7a. Contingencia
7b. Dependencia
El éxito del esquema de negocio planteado a lo largo de este Business Case depende en gran medida de la habilidad del equipo humano responsable de la promoción de los servicios en cuanto a generar el interés y poder cerrar los contratos de los planes ofrecidos, de las instalaciones y equipo seleccionado, así como de la persona responsable de desarrollar la actividad de Asistente Ejecutiva
8. Conclusiones y recomendaciones
8a. Conclusiones
Después de haber realizado el análisis incluido en este documento, podemos concluir que la propuesta o modelo de negocio analizado es una buena opción de inversión, consideramos que es una propuesta estable con un rendimiento muy atractivo y con un nivel de riesgo relativamente pequeño
8b. Recomendaciones
Nuestras recomendaciones con relación a esta propuesta son las siguientes:
Es muy importante identificar una herramienta (software) para automatizar la comunicación entre la Asistente Ejecutiva y los clientes, lo anterior hará más eficiente el trabajo, permitirá ofrecer un mejor servicio y disminuirá los riesgos asociados con la capacidad instalada...
9. Métrica financiera
VPN
(Tabla del Flujo de Efectivo Neto en el tiempo)... dado lo anterior, el VPN que generará esta propuesta al terminar el tercer año de su puesta en marcha será de 170,965 €.
TIR
Considerando los mismos flujos de efectivos empleados en el cálculo del Valor Presente Neto se deriva la siguiente Tasa Interna de Retorno:
TIR =6.29% mensual
Tiempo de recuperación
Como se puede observar en la tabla anterior, el VPN del flujo de efectivo acumulado comienza a ser positivo desde el vigésimo tercer mes de operaciones, por lo que es en este mes cuando se recupera la inversión.
10. Sumario ejecutivo
El esquema aquí evaluado consiste en acondicionar un área de 280 m2 dentro de un edifico en la Castellana para rentar espacios que puedan ser utilizados de manera temporal (unas cuantas horas al mes) como área de trabajo, recibir llamadas o para atender a clientes y/o proveedores, es decir como una oficina temporal.
En España se estima que 2.1 millones de personas tienen como actividad económica el prestar servicios profesionales, grupo que ha registrado el segundo crecimiento más importante en los últimos 5 años después de la construcción y que en 43% se concentra en la zona centro del país. 98% de las empresas españolas son PYMEs, de éstas, tan sólo en el subsector servicios las microempresas representan el 97.6 % del total de empresas de este segmento y están conformadas por cada día más profesionales independientes quienes ante la falta de presupuesto para instalar una oficina formal o simplemente por no desear incrementar sus gastos fijos, buscan una opción que les permita der seguridad y confianza a sus clientes a través de lo que hoy en día se conoce como una oficina virtual.
La oficina virtual permite reducir los costos de renta y expansión de oficinas, emplear equipo costoso sin la necesidad de tener que adquirirlo, así como contar con una estructura eficiente para mantener comunicación con clientes y colaboradores como si se estuviera en la propia oficina, por señalar algunos.
El presente caso evalúa entre otros aspectos:
- Tipos de servicios por ofrecer
- Niveles y esquemas de comercialización, etc...
Para desarrollar el presente análisis se consideraron los siguientes aspectos:
- El número de profesionales independientes en Madrid.
- Empresas que ofrecen servicios similares en Madrid, etc...
El esquema analizado en este Business Case contempla destinar una cantidad de 96 mil € aproximadamente para desarrollar un área de oficinas que permita comercializar espacios temporales de oficina (oficinas virtuales) y servicios complementarios, a partir de una inversión previamente realizada para adquirir el espacio físico.
Después de realizar el análisis se identificó que desarrollar esta propuesta de negocio generaría a la Empresa una fuente de ingresos permanente a partir de un área para oficinas que no está siendo utilizada actualmente de aproximadamente 222,000 € anuales en promedio durante sus primeros 3 años de operaciones (671,000 €) con una tasa de crecimiento anual promedio de 65% durante el mismo lapso de tiempo.
(Tablas con los principales resultados de ingresos, indicadores de rentabilidad y principales inversiones)
Toma los anteriores como referencia, honestamente va a ser difícil que elabores un Business Case a partir de éstos pero de algo te pueden servir, si deseas contar con una guía completa de cómo elaborar un Business Case, te recomiendo adquieras mi libro "La Guía para analizar y presentar cualquier proyecto con el Business Case", si estás en México lo puedes adquirir directamente en mi tienda virtual y/o si estás en otro país, a través de Amazon, da un clic aquí para mayor información. Si prefieres un curso, tengo distintas opciones para que aprendas a emplear la técnica del Business Case da un clic aquí.
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