Ejemplo de un Business Case

Ejemplo de un Business Case resuelto paso a paso

En este artículo encontrarás un ejemplo real de un Business Case que en su momento buscó analizar si realmente valía la pena invertir en adecuar un piso de 280 m² en Madrid para ofrecer servicios de oficina virtual. Me apoyaré en este caso para mostrarte los principales apartados que integran un Business Case y qué contiene cada uno, para que puedas entender cómo se relacionan dentro del análisis de un proyecto.

A continuación te presento ejemplos de la información contenida en cada sección de este Business Case, siguiendo el mismo orden en que aparece en el documento.:

1. Esquema general

Es la carta de presentación del Business Case, da un contexto rápido de lo que se analiza y por qué.

1a. Título

“Adecuación de piso para renta de oficinas virtuales en Madrid”

1b. Tema

Hoy en día se cuenta con un piso vacío de aproximadamente 280 m2 dentro de un edificio ubicado en Madrid, mismo que se encuentra completamente desocupado y por lo tanto desaprovechado, lo cual representa dejar de ganar alrededor de 120 mil € anuales.

En España el 98% de las empresas son PYMEs, dentro de este grupo, las microempresas representan un 97% del total de empresas en el sector servicios, en donde existe un número creciente de profesionales independientes quienes se encuentran iniciando su negocio o que residen en una ciudad distinta en la que se desarrolla su actividad profesional y por lo tanto no cuentan con el presupuesto para instalar una oficina formal o no desean incrementar considerablemente su nivel de gastos fijos. La oficina virtual es un espacio físico acondicionado con escritorios, mobiliario y herramientas tecnológicas (computadora, teléfono, celular, software, etc.) que permiten a la persona realizar sus labores temporalmente como si estuviera en su propia oficina misma que cuenta con servicios secretariales, domicilio fiscal, cafetería, entre otros.

Es por lo anteriormente expuesto, se considera conveniente evaluar mediante un Business Case los beneficios, costos y riesgos de adecuar el espacio físico disponible como un conjunto de oficinas que puedan ser empleadas temporalmente por los profesionales independientes.

1c. Objetivo (del Business Case)

Medir los beneficios, impactos negativos y riesgos probables de comercializar en Madrid espacios temporales para ser utilizados como oficina.

2. Sumario ejecutivo

Resume los principales resultados del análisis y permite conocer rápidamente qué se analizó y qué se concluyó.

El esquema aquí evaluado consiste en acondicionar un área de 280 m2 dentro de un edifico en la Castellana para rentar espacios que puedan ser utilizados de manera temporal (unas cuantas horas al mes) como área de trabajo, recibir llamadas o para atender a clientes y/o proveedores, es decir como una oficina temporal.

En España se estima que 2.1 millones de personas tienen como actividad económica el prestar servicios profesionales, grupo que ha registrado el segundo crecimiento más importante en los últimos 5 años después de la construcción y que en 43% se concentra en la zona centro del país. 98% de las empresas españolas son PYMEs, de éstas, tan sólo en el subsector servicios las microempresas representan el 97.6 % del total de empresas de este segmento y están conformadas por cada día más profesionales independientes quienes ante la falta de presupuesto para instalar una oficina formal o simplemente por no desear incrementar sus gastos fijos, buscan una opción que les permita der seguridad y confianza a sus clientes a través de lo que hoy en día se conoce como una oficina virtual.

La oficina virtual permite reducir los costos de renta y expansión de oficinas, emplear equipo costoso sin la necesidad de tener que adquirirlo, así como contar con una estructura eficiente para mantener comunicación con clientes y colaboradores como si se estuviera en la propia oficina, por señalar algunos.

El presente caso evalúa entre otros aspectos:

- Tipos de servicios por ofrecer

- Niveles y esquemas de comercialización, etc...

Para desarrollar el presente análisis se consideraron los siguientes aspectos:

- El número de profesionales independientes en Madrid.

- Empresas que ofrecen servicios similares en Madrid, etc...

El esquema analizado en este Business Case contempla destinar una cantidad de 96 mil € aproximadamente para desarrollar un área de oficinas que permita comercializar espacios temporales de oficina (oficinas virtuales) y servicios complementarios, a partir de una inversión previamente realizada para adquirir el espacio físico.

Después de realizar el análisis se identificó que desarrollar esta propuesta de negocio generaría a la Empresa una fuente de ingresos permanente a partir de un área para oficinas que no está siendo utilizada actualmente de aproximadamente 222,000 € anuales en promedio durante sus primeros 3 años de operaciones (671,000 €) con una tasa de crecimiento anual promedio de 65% durante el mismo lapso de tiempo.

(Tablas con los principales resultados de ingresos, indicadores de rentabilidad y principales inversiones)

3 . Introducción

Presenta con mayor detalle el contexto del proyecto y la principales razones por las que se genera el Business Case.

Los avances tecnológicos de hoy día a través de la capacidad de la oficina automatizada para vincular a las personas electrónicamente, ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina...

La oficina virtual no es más que la unión de una computadora (generalmente portátil), un teléfono digital móvil, software de red, componentes multimedia y algunos programas específicos de acuerdo a la labor que desempeña el trabajador, equipo que le permite realizar sus labores en donde lo crea conveniente...

Esta situación trae consigo un cambio radical en la forma de trabajar y revoluciona el mundo empresarial y profesional, generando consigo incrementos de productividad y un mejor uso de recursos (tiempo y dinero)...

En España el 98% de las empresas son PYMEs...

4. Métrica financiera

Muestra cómo se obtuvieron los principales resultados financieros y de rentabilidad.

VPN

(Tabla del Flujo de Efectivo Neto en el tiempo)... dado lo anterior, el VPN que generará esta propuesta al terminar el tercer año de su puesta en marcha será de 170,965 €.

TIR

Considerando los mismos flujos de efectivos empleados en el cálculo del Valor Presente Neto se deriva la siguiente Tasa Interna de Retorno:

TIR =6.29% mensual

Tiempo de recuperación

Como se puede observar en la tabla anterior, el VPN del flujo de efectivo acumulado comienza a ser positivo desde el vigésimo tercer mes de operaciones, por lo que es en este mes cuando se recupera la inversión.

5. Supuestos, alcances y límites

Presenta las condiciones consideradas en el análisis, qué busca lograr el proyecto y los límites dentro de los cuales se esperan obtener sus resultados.

5a. Supuestos

Estaremos en posibilidades de ofrecer de manera mensual,160 planes A, 20 planes B y

90 planes C

5b. Alcances

Objetivo principal

Generar ingresos por 102,000 € el primer año de operaciones

Objetivo secundario

Alcanzar una utilización del 80% de nuestra capacidad instalada

5c. Límites

Horarios de Operación

Lunes a viernes de 8 am a 6 pm (10 horas).

Capacidad instalada

La capacidad instalada considerada está sujeta a un espacio físico de 280 metros cuadrados, mismo que podrá dar cabida a 8 centros de trabajo (oficinas) y por lo tanto 1600 horas por mes

6. Beneficios, impactos negativos y riesgos,

Lo que yo llamo la Balanza, lo bueno, lo malo y lo que puede salir mal y afectar los resultados presentados.

6a. Beneficios

El modelo de negocio propuesto se estima genere un ingreso durante sus primeros 3 años de operaciones de alrededor de 671,394 €.

6b. Impactos Negativos

Se refiere al dinero empleado para desarrollar esta propuesta de negocio, el cual asciende a 95,926 €, mismo que hasta el momento en que en caso de no ser recuperada, será considerada como un costo (gasto).

6c. Riesgos

Perder parte de la inversión aportada como resultado de la no aceptación del servicio por parte del mercado.

7. Fuente de datos y métodos

Presenta el respaldo de los principales cálculos y de la información utilizada para fundamentar el análisis.

De acuerdo al diseño arquitectónico presentado, el inmueble solo puede contar con 8 estaciones de trabajo (oficinas), mismas que si multiplicamos por 10 (horas al día que operará la oficina (8am - 6pm)), por 5 (días por semana), por 4 (semanas por mes):

8x10x5x4 = 1,600 horas disponibles

Lo anterior señala que se cuenta con 1,600 horas de oficina disponibles para ser rentadas por mes

8. Modelo financiero

Muestra el impacto del proyecto en términos de dinero/plata, lo que identificamos previamente en la Balanza, a través del tiempo.

8a. Flujo de efectivo (tabla con el flujo de efectivo mensual los primeros 5 años)

8b. Estado de Resultados (tabla con el estado de resultados mensual los primeros 5 años)

9. Contingencias y dependencias

Presenta cómo actuar ante los riesgos identificados y qué condiciones deben cumplirse para asegurar los resultados esperados.

9a. Contingencia

En caso de que la demanda del servicio no sea la esperada se rentará el espacio físico mayormente como oficinas permanentes.

9b. Dependencia

El éxito del esquema de negocio planteado a lo largo de este Business Case depende en gran medida de la habilidad del equipo humano responsable de la promoción de los servicios en cuanto a generar el interés y poder cerrar los contratos de los planes ofrecidos, de las instalaciones y equipo seleccionado, así como de la persona responsable de desarrollar la actividad de Asistente Ejecutiva

10. Conclusiones y recomendaciones

Una vez generado el análisis qué se concluye (se debe implementar el proyecto o no y el porqué), así como que aspectos pueden ayudar una vez que se tome la decisión

10a. Conclusiones

Después de haber realizado el análisis incluido en este documento, podemos concluir que la propuesta o modelo de negocio analizado es una buena opción de inversión, consideramos que es una propuesta estable con un rendimiento muy atractivo y con un nivel de riesgo relativamente pequeño

10b. Recomendaciones

Nuestras recomendaciones con relación a esta propuesta son las siguientes:

Es muy importante identificar una herramienta (software) para automatizar la comunicación entre la Asistente Ejecutiva y los clientes, lo anterior hará más eficiente el trabajo, permitirá ofrecer un mejor servicio y disminuirá los riesgos asociados con la capacidad instalada...

El resultado...

Y hay algo importante detrás de esta decisión.

Aunque el análisis mostró resultados financieros atractivos, como un VPN de 170,965 €, una TIR de 6.29 % mensual y la recuperación de la inversión en el mes 23, lo que tuvo mayor peso en la decisión no fueron los beneficios asociados con su rentabilidad, sino los beneficios fiscales que obtendrían los accionistas al realizar las adecuaciones del piso.

Este punto es importante porque permite ver algo que muchas veces se pierde cuando pensamos en un Business Case únicamente como un documento financiero:

la decisión de implementar un proyecto no necesariamente depende del indicador financiero más atractivo, sino del conjunto de información que permite entender qué valor aporta realmente el proyecto, y cuál tiene mayor impacto.

Este ejemplo te permite ver cómo queda estructurado un Business Case terminado y qué tipo de información puede contener cada una de sus secciones, pero ver un Business Case terminado y saber cómo elaborarlo son dos cosas diferentes.

Si después de revisar este ejemplo quieres conocer cómo elaborar un Business Case, continúa aquí: ¿Como elaborar un Business Case?

Y si quieres profundizar en el análisis de proyectos y el Business Case mediante cursos, libros y las distintas plataformas en las que comparto mi conocimiento n este tema, consulta la sección Cursos, Libro y Redes.

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