¿Cómo elaborar un Business Case?

Analizar un proyecto puede ser tan subjetivo como la interpretación de una obra de arte, a pesar de la existencia de datos y hechos concretos (como los materiales utilizados), la evaluación o análisis está influenciada por el conocimiento, experiencias, perspectivas, valores y juicios personales de quien lo genera, esto como cualquier otra actividad sin un proceso definido, se traduce en un volado por que los resultados finales son inciertos.

A diferencia del arte, la subjetividad en el análisis de proyectos toma mucha importancia, una mala decisión producto de un análisis subjetivo puede costar mucha plata o dinero y las consecuencias profesionales de esto.

El Business Case es la única estructura de análisis probada que bien empleada te permite eliminar la subjetividad al generar el análisis de un proyecto, solo tienes que saber cómo emplear esa estructura.

¿Cómo elaborar un Business Case siguiendo 11 pasos?

Aquí te presento 11 pasos que te recomiendo seguir para generar el análisis de cualquier tipo de proyecto a partir de la estructura del Business Case.

Es un camino fácil y rápido de seguir para generar de una forma más ordenada y confiable el análisis de un proyecto a partir de la estructura del Business Case, no es el camino más completo pero te sacará de un apuro. Estos 11 pasos te ofrecen una idea general de cómo elaborar un Business Case, te servirán de referencia al analizar cualquier nueva idea de negocio y/o de mejora, estos pasos corresponden a las 10 secciones que incluye el Business Case y que se presentan en el siguiente orden:

1. Apreciación Global

2. Sumario Ejecutivo

3. Introducción

4. Métrica financiera

5. Supuestos, alcances y límites

6. Beneficios, impactos negativos y riesgos

7. Fuente de datos y Métodos

8. Contingencias y dependencias

9. Modelo financiero

10. Conclusiones y recomendaciones

Importante, la secuencia u orden que lleves al cubrir cada una de estas secciones determinará el tiempo que te tome generarlo, el orden que aquí te presento está respaldado por más de 19 años de experiencia empleando la técnica del Business Case y siempre con la premisa de cumplir con 2 objetivos en particular: generar análisis que lleven a tomar la mejor decisión en el menor tiempo posible.

1. Da enfoque a tu Business Case

Comienza con los Alcances de tu Business Case contestando ¿Qué es lo que quiero lograr con mi idea/proyecto y por ende probar con mi Business Case?, lo cual te dará el enfoque que debes seguir a lo largo de la elaboración de tu análisis (Business Case).

2. Valida tu propuesta

Genera la Apreciación Global de tu Business Case, particularmente el Tema y contesta: ¿se justifica que elabore el Business Case?, identifica si realmente vale la pena destinar las próximas tres semanas de tu tiempo a su elaboración, en función a la problemática/oportunidad, su origen, su impacto y la solución planteada, tu idea.

3. Arma tu Balanza

Continúa con la sección "Beneficios, impactos negativos y riesgos" dentro de tu Business Case, identifica y describe lo bueno que aportará tu idea/propuesta, lo que te quitará y las situaciones que de presentarse afectarán negativamente, en este momento solo se trata de identificar y plantear argumentos, no de cuantificarlos.

4. Valida su factibilidad

Identifica las acciones necesarias por implementar para mitigar los riesgos si es que se presentan, así como todo aquello que es indispensable que se dé para asegurar los resultados planteados en tu Business Case, elabora la sección "Contingencias y Dependencias"

5. Cuantifica tu balanza

Elabora el modelo cuantitativo/financiero de tu Business Case, ponle valor a lo bueno y lo malo que generará, valida cuantitativa y financieramente tus argumentos identificados en tu Balanza.

6. Fundamenta tu Business Case

Deja claro los valores clave considerados para tus principales cálculos financieros, así como hasta dónde llega tu análisis, cuáles serán los resultados o entregables que generará, ¿En qué se sustenta y cuáles son los resultados que ofrecerá? elabora la sección "Supuestos, alcances y límites"

7. Deja claro el origen de los datos

Describe con detalle las fórmulas para calcular los principales valores dentro de tu modelo cuantitativo/financiero, deja claro en dónde obtuviste la información para respaldar tus principales argumentos, elabora "Fuente de Datos y Métodos".

8. Justifica con más detalle tu propuesta

Amplia tu Tema, deja claro y con detalle cuál es la problemática/oportunidad, su impacto y consecuencias de no hacer nada, elabora la sección "Introducción"

9. Deja claros los principales valores de rentabilidad

Genera las tablas a partir del Flujo de Efectivo, necesarias para dejar claros los valores utilizados para calcular las principales variables de rentabilidad ¿Cómo calculaste la TIR, VPN, Tiempo de Recuperación, etc?, elabora la sección "Métrica Financiera",

10. Da tu punto de vista

Una vez generado el análisis de tu idea, tu Business Case, es buena idea implementarla, si es sí recomiendas poner atención en algo en particular o realizar algún tipo de acción?, elabora la sección "Conclusiones y Recomendaciones".

11. Sintetiza los principales resultados

Resume tu Business Case en 2 cuartillas, elabora el "Sumario ejecutivo"

Si tienes una idea que analizar, puedes seguir este orden sin tener que llegar a un Business Case, la diferencia estará en que tu análisis no será tan profundo y estructurado pero es mejor que nada o sólo limitarte a un análisis financiero. Revisa con calma cada uno de los puntos antes señalados y te darás cuenta que cada uno tiene sentido para decidir si vale la pena o no implementar esa idea o proyecto, si tienes alguna duda o comentario sobre algún punto en lo particular que te gustaría te aclare solo hazlo saber y con gusto lo hago.

¿Realmente quieres aprender a elaborar un Business Case? te sugiero ingreses a Más del Business Case ahí podrás encontrar desde mi libro La Guía para analizar y presentar cualquier proyecto con el Business Case hasta distintas opciones de de cursos.