¿Cómo elaborar un Business Case?

Analizar un proyecto puede ser tan subjetivo como la interpretación de una obra de arte, a pesar de la existencia de datos y hechos concretos (como los materiales utilizados), la evaluación o análisis está influenciada por el conocimiento, experiencias, perspectivas, valores y juicios personales de quien lo genera, esto como cualquier otra actividad sin un proceso definido, se traduce en un volado por que los resultados finales son inciertos.

A diferencia del arte, la subjetividad en el análisis de proyectos toma mucha importancia, una mala decisión producto de un análisis subjetivo puede costar mucha plata o dinero y las consecuencias profesionales de esto.

El Business Case es la única estructura de análisis probada que bien empleada te permite eliminar la subjetividad al generar el análisis de un proyecto, solo tienes que saber cómo emplear esa estructura.

¿Cómo elaborar un Business Case siguiendo 11 pasos?

Aquí te presento 11 pasos que te recomiendo seguir para generar el análisis de cualquier tipo de proyecto a partir de la estructura del Business Case.

Es un camino fácil y rápido de seguir para generar de una forma más ordenada y confiable el análisis de un proyecto a partir de la estructura del Business Case, no es el camino más completo pero te sacará de un apuro. Estos 11 pasos te ofrecen una idea general de cómo elaborar un Business Case, te servirán de referencia al analizar cualquier nueva idea de negocio y/o de mejora, estos pasos corresponden a las 10 secciones que incluye el Business Case y que se presentan en el siguiente orden:

1. Apreciación Global

2. Sumario Ejecutivo

3. Introducción

4. Métrica financiera

5. Supuestos, alcances y límites

6. Beneficios, impactos negativos y riesgos

7. Fuente de datos y Métodos

8. Contingencias y dependencias

9. Modelo financiero

10. Conclusiones y recomendaciones

Importante, la secuencia u orden que lleves al cubrir cada una de estas secciones determinará el tiempo que te tome generarlo, el orden que aquí te presento está respaldado por más de 19 años de experiencia empleando la técnica del Business Case y siempre con la premisa de cumplir con 2 objetivos en particular: generar análisis que lleven a tomar la mejor decisión en el menor tiempo posible.

1. Da enfoque a tu Business Case

Comienza con los Alcances de tu Business Case contestando ¿Qué es lo que quiero lograr con mi idea/proyecto y por ende probar con mi Business Case?, lo cual te dará el enfoque que debes seguir a lo largo de la elaboración de tu análisis (Business Case).

2. Valida tu propuesta

Genera la Apreciación Global de tu Business Case, particularmente el Tema y contesta: ¿se justifica que elabore el Business Case?, identifica si realmente vale la pena destinar las próximas tres semanas de tu tiempo a su elaboración, en función a la problemática/oportunidad, su origen, su impacto y la solución planteada, tu idea.

3. Arma tu Balanza

Continúa con la sección "Beneficios, impactos negativos y riesgos" dentro de tu Business Case, identifica y describe lo bueno que aportará tu idea/propuesta, lo que te quitará y las situaciones que de presentarse afectarán negativamente, en este momento solo se trata de identificar y plantear argumentos, no de cuantificarlos.

4. Valida su factibilidad

Identifica las acciones necesarias por implementar para mitigar los riesgos si es que se presentan, así como todo aquello que es indispensable que se dé para asegurar los resultados planteados en tu Business Case, elabora la sección "Contingencias y Dependencias"

5. Cuantifica tu balanza

Elabora el modelo cuantitativo/financiero de tu Business Case, ponle valor a lo bueno y lo malo que generará, valida cuantitativa y financieramente tus argumentos identificados en tu Balanza.

6. Fundamenta tu Business Case

Deja claro los valores clave considerados para tus principales cálculos financieros, así como hasta dónde llega tu análisis, cuáles serán los resultados o entregables que generará, ¿En qué se sustenta y cuáles son los resultados que ofrecerá? elabora la sección "Supuestos, alcances y límites"

7. Deja claro el origen de los datos

Describe con detalle las fórmulas para calcular los principales valores dentro de tu modelo cuantitativo/financiero, deja claro en dónde obtuviste la información para respaldar tus principales argumentos, elabora "Fuente de Datos y Métodos".

8. Justifica con más detalle tu propuesta

Amplia tu Tema, deja claro y con detalle cuál es la problemática/oportunidad, su impacto y consecuencias de no hacer nada, elabora la sección "Introducción"

9. Deja claros los principales valores de rentabilidad

Genera las tablas a partir del Flujo de Efectivo, necesarias para dejar claros los valores utilizados para calcular las principales variables de rentabilidad ¿Cómo calculaste la TIR, VPN, Tiempo de Recuperación, etc?, elabora la sección "Métrica Financiera",

10. Da tu punto de vista

Una vez generado el análisis de tu idea, tu Business Case, es buena idea implementarla, si es sí recomiendas poner atención en algo en particular o realizar algún tipo de acción?, elabora la sección "Conclusiones y Recomendaciones".

11. Sintetiza los principales resultados

Resume tu Business Case en 2 cuartillas, elabora el "Sumario ejecutivo"

Si revisas con calma cada uno de los puntos anteriores, descubrirás que todos aportan información importante para decidir si vale la pena implementar un proyecto; sin embargo, conocer qué debe incluir un Business Case es solo una parte del proceso.

El verdadero reto consiste en integrar toda esa información de forma ordenada, siguiendo una secuencia eficiente para generar un análisis completo, hacerlo en menos tiempo y reducir el riesgo de dejar fuera elementos importantes.

Por eso, además de conocer la estructura del Business Case, se debe emplear un proceso, los pasos que ayuden a construirlo de forma más rápida, ordenada y con mayor seguridad.

Si quieres comprender por qué una técnica puede marcar esa diferencia, te invito a leer este artículo:

¿Cómo hacer un Business Case sin perder tiempo?