Antes de comenzar con este post quiero platicarte que mi ego está bastante elevado por que mi post anterior: "¿Qué cuidar para cumplir con éxito un proyecto?"rompió mis records de apertura y clics, 537 personas abrieron el post, lo cual representa al rededor del 31% de quienes como tú reciben mis post quincenales, 4% decidieron leerlo a detalle, le dieron clic a ese botón que con toda intención coloco en naranja y dice "leer más", jaja!.
Bueno, ahora sí regresando al contenido y olvidándonos del ego, hoy voy a aclararte la segunda causa por la cual Rossanne Lim señala en su post: "Top 10 Main Causes of Project Failure"que los proyectos fracasan y tal como lo hice en la primera causa, hoy te aclararé cómo sortearás este segundo aspecto si te enfocas de forma previa en identificar la viabilidad del proyecto/propuesta antes que su rentabilidad, si no lo leíste la primera causa y te interesa el tema vale la pena que le des clic aquí.
Documentación y seguimiento inadecuado...
Para Rossanne una segunda causa por la cual los proyectos fracasan es una documentación y seguimiento inadecuado del proyecto en sí, lo cual limita identificar oportunamente si se requieren más recursos, así como dónde aplicarlos para completar con éxito el proyecto, señala que una falta de seguimiento y monitoreo oportuno a las actividades fundamentales del proyecto y a la secuencia entre éstas genera entre otros aspectos no cumplir satisfactoriamente con sus expectativas planteadas e incluso a abandonarlo antes de concluirlo.
¿Cómo asegurar un seguimiento y monitoreo oportuno del proyecto/propuesta?
La solución es muy simple e implica un breve explicación pero en pocas ocasiones se le da la importancia necesaria, me refiero al proceso del análisis de proyecto/propuesta aún antes de comenzar su planificación, en la mayoría de los casos solo se evalúa el impacto financiero y si éste pasa la prueba o las expectativas el proyecto/propuesta se envía a planificación para su posterior ejecución. Para tener un mayor contexto te platico que un proyecto/propuesta tiene 5 etapas: inicio, planificación, ejecución, seguimiento/control y cierre, el análisis se genera en la etapa de inicio, para mal hemos aprendido que si un proyecto/propuesta es rentable con eso basta para implementarlo, es un gran error y tarde o temprano se pagan las consecuencias.
Yo sugiero que el uso y asignación de recursos, llámese dinero/plata, inventarios, personas, activos, etc. debe ser identificado en una etapa previa a la planificación del proyecto, esto es en la etapa de inicio, no debe aprobarse una propuesta/proyecto si no se tienen claras cuáles serán las necesidades futuras de recursos y la disponibilidad de los mismos. En la etapa de inicio debes evaluar en primera instancia si el proyecto/propuesta es viable y en segundo término la magnitud de su impacto, es decir su rentabilidad, son 2 términos distintos y por ende enfoques distintos al analizar una propuesta/proyecto. La viabilidad tiene que ver particularmente con utilización y disponibilidad de recursos, riesgos por enfrentar, dependencias, contingencias por implementar, supuestos, alcances y límites, es lo primero que debes identificar y medir al analizar una nueva propuesta de negocio y/o de mejora y una vez que es viable, ahora sí analiza su rentabilidad, su impacto financiero.
¿La asignación de recursos se puede generar en la etapa de planificación?
Sí, solo que es probable que el impacto real de la utilización de recursos genere la necesidad de terminar el proyecto aún antes de comenzarlo, lo cual se pudo haber previsto en la etapa de inicio. En algún momento dentro de la etapa de planificación del proyecto debe generarse una planificación/calendarización del uso de los recursos con mayor precisión por lo cual si se genera antes no es trabajo doble, la diferencia está que al realizarse anticipadamente permite tener mayor certidumbre sobre la viabilidad del proyecto/propuesta lo cual incluso como señalé anteriormente puede llevar a que ésta no llegue a la etapa de planificación.
Si te concentras en medir la viabilidad de tu proyecto/propuesta antes que su rentabilidad contarás en primera instancia con los elementos para decidir si la disponibilidad de recursos realmente hace que el proyecto/propuesta pueda implementarse y en segundo término, te permite contar con los elementos para diseñar un cronograma eficiente que asegure la disponibilidad de recursos y facilite su seguimiento oportuno para así cumplir con éxito las expectativas planteadas.
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