Una de las grandes virtudes, características que tiene el Business Case es que no es necesario tener a un lado a la persona que lo elaboró para explicar el análisis de la propuesta de negocio/mejora presentado en él, lo cual tiene un impacto significativo en el uso del tiempo de quien o quienes tomarán la decisión, así como en ciertos casos, en decidir correctamente.
Hoy retomo la secuencia del post publicado hace un par de semanas: 10 aspectos a tener claros sobre un Business Case me enfocaré en dejar claro el por qué el Business Case se explica solo y las ventajas de esto, tercer aspecto a tener claro sobre esta técnica.
Tan importante es el proceso que se sigue en la elaboración del análisis de la propuesta como en la presentación de la misma, es decir en comunicar los principales resultados identificados y si implementar la propuesta analizada es buena decisión. Es muy común que una vez elaborado el análisis de una propuesta/proyecto se presente a un grupo de personas quienes decidirán en base al análisis presentado si se implementa o no, lo anterior implica reunir a a un grupo importante de personas tanto quienes tomarán la decisión como quienes explicarán y resolverán cualquier duda o pregunta que se genere durante la presentación, vamos a considerar que la presentación tomé un tiempo aproximado de 45 minutos y que a quienes se presenta con 3 personas y quienes presentan son otras 3 personas, estamos hablando de 6 personas en total, si esta cifra la multiplicamos por 45 minutos, estamos destinando 270 minutos efectivos, es decir 4.5 horas productivas que muy bien hubiera tomado solo 15 minutos, más tarde explicaré cómo. El problema más serio se enfrenta cuando se tengan que presentar los resultados de distintas propuestas en una sola sesión por que además del tiempo efectivo a emplear de todos los involucrados está el hecho de que las primeras propuestas presentadas serán las que tengan la mayor atención de los tomadores de decisión y por ende lleve a seleccionar una de éstas cuando tal vez la mejor propuesta fue la última que se presentó pero en ese momento ya las mentes estaban cansadas de escuchar "propuestas", lo cual a su vez conlleva muy probablemente a no seleccionar la mejor alternativa, esto es tomar una mala decisión.
El Business Case como entregable es un documento que tal como lo hace un libro, narra/explica la historia de lo que sucederá si se implementa la propuesta analizada, al igual que no necesitamos tener a un lado al autor del libro para entender lo que nos quiere narrar en su libro, si tenemos un buen Business Case sobre nuestro escritorio no necesitamos tener a un lado a la persona que lo elaboró para entender el análisis presentado y sobre todo para contar con los elementos necesarios para decidir si es buena decisión implementar la propuesta. Lo anterior se debe en gran medida a su estructura, misma que está diseñada para poder identificar de forma rápida y sencilla la información buscada en caso de existir alguna duda durante su consulta.
El impacto de lo anterior se traduce en destinar solo 15 minutos de una sola persona para tomar la decisión, regresando al ejemplo inicial, vamos a suponer que son 3 personas las que tomarán la decisión, implicaría destinar 45 minutos en lugar de 270, es decir un 83% de menos tiempo; el efecto es mayor cuando se deben de analizar más de 2 propuesta a la vez para seleccionar la mejor propuesta, en lugar de participar en una sesión maratónica de presentaciones que muy probablemente lleven a no tomar la mejor decisión, solo se requiere destinar 15 minutos por cada propuesta y no necesariamente se tiene que consultar una propuesta después de la otra, lo cual incrementa aún más la posibilidad de entender y comparar de mejor forma cada una para al final del camino tomar la mejor decisión.
Analizar una propuesta de negocio/mejora es solo una parte de todo un proceso que nos va a llevar a tomar una buena decisión, ese proceso debe ser eficiente, utilizar la menor cantidad de tiempo y otros recursos tanto en el análisis como en la propia toma de decisiones. Los pasos, el proceso que se siga al transmitir el impacto de la propuesta analizada no sólo impacta en un mejor uso del tiempo, sino en tomar una buena decisión, no necesariamente la presentación física de los resultados es la opción más eficiente para tomar buenas decisiones.
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