Jason Westland en su post "5 Ways To Measure Project Success" señala que si se desea conocer el grado de éxito durante el desarrollo de un proyecto/propuesta de negocio debemos concentrarnos en 5 puntos clave:
Calendario/cronograma,
calidad,
costo,
satisfacción y
desarrollo vs Business Case
1. Calendario/cronograma
La administración/gestión de un proyecto generalmente se mide por qué tan bien o mal se desarrolla con forme el cronograma inicialmente definido. Lo primero que se debe asegurar es contar con un buen plan estratégico de implementación y a partir de éste el cronograma y secuencia de actividades clave, mismo que sirve de guía y marco de referencia para conocer de forma rápida y precisa qué tan bien o mal vamos con relación a los objetivos acordados.
2. Calidad
Refiere a identificar el grado de cumplimiento del proyecto en torno a sus especificaciones o expectativas iniciales, la aportación de valor que éste ha generado y generará tanto a corto como a largo plazo.
3. Costo
Otro parámetro de medición refiere al diferencial entre el dinero/plata empleado hasta el momento y lo presupuestado para el proyecto a la etapa de análisis, así como cualquier otro recurso que impacte directamente en el dinero/plata empleado o por emplear.
4. Satisfacción
Conocer el punto de vista de los accionistas y/o directores sobre el desempeño del proyecto hasta el momento de análisis es otra forma de medir su grado de éxito, al igual que permite en su caso, identificar si algo puede realizarse de manera distinta que lleve a generar mejores resultados y/o corregir el rumbo
5. Desarrollo vs business case
Un último paso sugerido para identificar qué tanto ha cumplido el proyecto con sus expectativas consiste en regresar al Business Case, comparar los resultados planteados en éste y por ende aprobados para el proyecto/propuesta, poniendo atención en particular en analizar si los beneficios identificados inicialmente siguen siendo realistas y si la problemática u oportunidad que detonó la elaboración del Business Case y por ende el proyecto/propuesta sigue estando ahí.
Los tres primeros puntos conforman lo que se conoce como el triángulo de hierro, el cual es un representación gráfica de la correlación que existe entre las tres principales restricciones que determinan el éxito de un proyecto, para generar o producir algo con la mayor calidad posible, en el menor tiempo posible y a un costo óptimo. La calidad tiene que ver con funcionalidad, el tiempo con un cronograma y costo con presupuesto, recursos. El cuarto y quinto punto tienen que ver de un análisis comparativo entre lo que se dijo que sucedería y lo que realmente está sucediendo, el primero a nivel accionistas/directores, el segundo a los demás niveles, incluso directores.
Desde mi punto de vista cualquiera de estos 5 puntos tiene su base en un adecuado y preciso análisis previo que se realice de la propuesta/idea/proyecto antes de comenzar con su planificación y puesta en marcha, es decir de su business case, mismo que no sólo servirá para determinar si es buena decisión o no ponerla en marcha, sino también ofrecerá los parámetros para:
Identificar las acciones clave a cumplir necesarias para conformar el cronograma/tiempo del proyecto/propuesta a partir de unos objetivos realistas por cumplir,
tener claro hasta dónde llegará el producto/servicio por generar en base a los supuestos considerados, sus alcances y límites,
determinar un presupuesto preciso de los recursos a emplear en función a lo malo que va a generar la propuesta y lo malo que pudiera llegar a generarse dados los supuestos considerados, los alcances y límites de la propuesta y sus dependencias, principalmente,
conocer de antemano todo lo bueno y malo que generará el proyecto/propuesta, así como los riesgos que se enfrentan de tal forma que no existan sorpresas durante su implementación,
tener un análisis escrito que permita evaluar el desempeño del proyecto en cualquier etapa del mismo.
Aunado a lo anterior y más importante aún, el Business Case permite tener la certeza de que implementar el proyecto/propuesta es una buena decisión, punto fundamental por el cual se elaboró y por el cual no es recomendable planificar y mucho menos implementar un proyecto/propuesta si antes no se cuenta con un Business Case que no solo mida y analice lo bueno que generará ésta al implementarse, debe de incluir lo malo y los riesgos de hacerlo para así evitar que se presenten alguna de las 10 principales causas por las cuales los proyectos fallan, mismas que presentaré en un próximo post.
Photo by Markus Spiske on Unsplash
Comments