La respuesta realmente es sencilla, tienes 2 caminos, mismos que dependen del tiempo con el que cuentes para elaborarlo, ya que si estás investigando al respecto, es muy probable que te solicitaron elaborar y presentar un Business Case.
Los dos caminos que tienes son:
- Aprender la técnica a través de un curso o programa de formación, capacitación, entrenamiento,
- buscar distintas fuentes de información que te hablen sobre la técnica y hacerlo por tu cuenta.
Este post se concentra en la segunda opción, a pesar que cuento con distintos programas y modalidades para resolver la primera, te daré los puntos clave que aconsejo cuidar y sobre los cuales concentrarte para tener claro cómo elaborar un Business Case rápido, en el entendido que ya cuentas con ciertas bases en cuanto a: ¿qué es un Business Case? y ¿para qué sirve un Business Case?, caso contrario, te recomiendo dediques tiempo a estos puntos antes de comenzar su elaboración, ya sea en los distintos post dentro de este blog, en mis redes sociales o la fuente que mejor te acomode.
Lo primero a tener claro es que es casi imposible presentar un Business Case en una semana, a menos que destines por lo menos 14 horas diarias durante los próximos 7 días y no hablemos de cómo terminarás física y mentalmente al hacerlo, mi tiempo record han sido 7 días y realmente acabé hecho pedazos, con todo y que tengo más de 18 años de experiencia elaborando Business Cases. No obstante lo anterior, y dado que es muy probable que si o sí lo tengas que entregar en ese tiempo aquí te presento seis puntos claves que te servirán de guía para tener claro cómo hacer un Business Case rápido, para presentar un análisis lo más cercano a un Business Case que te lleve a cumplir en tiempo y en forma con lo solicitado o requerido:
No trates de hacer un Business Case, no vas a acabar en una semana, ni en dos, el tiempo promedio que le toma a una persona que ya tomó un curso son 3 semanas cómo mínimo, te lo dice alguien que tiene más de 15 años enseñando la técnica del Business Case. En lugar de lo anterior, concéntrate en generar un sumario ejecutivo de tu solución a la problemática u oportunidad solicitada dejando muy claro tanto su impacto cuantitativo como financiero, esto es, enfócate en generar un sumario ejecutivo de un Business Case,
Ten muy claro y cuantificado el objetivo central del proyecto, así como los objetivos secundarios, aquellos que en conjunto te permitirán alcanzar ese objetivo central, cualquier proyecto parte de un objetivo central o madre a lograr en un momento del tiempo y el que le da sentido al proyecto en sí, y no más de 6 objetivos secundarios o estratégicos, lo ideal son 4, aquellos logros intermedios que se deben cumplir para llegar al objetivo central del proyecto. Tener claros los objetivos del proyecto te dan enfoque para dirigir correctamente el análisis del mismo, para elaborar ese Business Case, así como para identificar lo que se debe hacer para cumplirlos, siguiente punto,
Identifica qué se tiene que hacer para lograr el objetivo central y los estratégicos, lo que se requiere en términos de recursos para cumplirlos, con recursos no sólo hablo de dinero/plata, pueden ser personas, materiales, maquinaria, inventarios, etc. Para cada objetivo ten claro lo que se debe generar en términos operativos para cumplir con los resultados planteados y de ahí identifica los recurso que se requieren, esto te llevará a generar un presupuesto más real sobre las necesidades el proyecto,
Identifica, cuantifica y mide lo bueno, lo malo y los riesgos, todo proyecto tiene cosas buenas, lo que te da, no sólo plata/dinero, tiene cosas malas, lo que te quita y los riesgos, aquellas situaciones que de darse afectarán los resultados planteados, estos tres puntos conforman lo que llamo la balanza de la toma de decisiones, mientras esta balanza se incline hacia lo bueno y no hacia lo malo + los riesgos es buena idea implementar ese proyecto. Ponle un valor a lo bueno y lo malo para generar el flujo de efectivo que te señalaré en el siguiente punto,
Genera a partir de los puntos anteriores un flujo de efectivo que te lleve a calcular los principales indicadores de rentabilidad,
Concluye si es buena idea o no poner en marcha ese proyecto, el por qué y tus recomendaciones al implementar el proyecto para asegurar los resultados señalados.
No será un Business Case como tal, pero será lo más cercano a uno y cumplirás con lo solicitado en tiempo y en forma, ¿tienes tiempo y quieres aprender más sobre esta técnica? en la sección Más sobre el Business Case encontrarás distintas fuentes para lograrlo.
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