Hoy decidí platicarte sobre un post elaborado por Rossanne Lim: "Top 10 Main Causes of Project Failure"mismo que leí unas semanas atrás en relación a un estudio generado por KPMG Australia en el 2019: "Project Delivery Performance: AIPM and KPMG Project Management Survey 2020". Aquí entre tu y yo, me hubiera gustado tener identificados algunos de estos puntos en el pasado, ya que habría evitado ciertas omisiones en algunos de mis análisis de propuestas de negocio/mejora (proyectos) e incluso, ciertos tropiezos para mis clientes al implementar sus propuestas, y es por eso que te los comparto. Importante aclarar es que este enfoque te puede servir tanto para un proyecto simple como puede ser el implementar un nuevo negocio por emprender. o uno muy complejo como el desarrollo de una mejora en la empresa y/o desarrollo de un nuevo mercado.
De acuerdo a lo que presenta el post de Rossanne sobre el estudio desarrollado por KPMG, AIPM e IPMA resaltan los siguiente resultados:
el 81% de las empresas no cumplen con éxito la mayoría de sus proyectos,
el 70% de las empresas no cumplen con los tiempos establecidos,
el 64% de las empresas no cumplen con el presupuesto establecido,
el 56% de las empresas no alcanzan los objetivos establecidos,
el 54% de los proyectos generados no satisfacen a sus actores clave (accionistas).
Para Rossanne lo anterior se debe principalmente a 10 causas:
mala preparación,
documentación y seguimiento inadecuado,
liderazgo deficiente,
parámetros mal definidos,
inexperiencia de los ejecutores/administradores de proyectos,
estimación de costos errónea,
poca comunicación en todos los niveles de gestión,
desalineación cultural y ética,
falta de planificación de recursos,
ignorar las señales de alarma del proyecto.
A partir de hoy y durante las próximas semanas me concentraré en desglosar cada una de estas 10 razones y su origen de acuerdo Rossanne dando mi punto de vista del cómo pueden ser evitadas y/o prevenidas en función a experiencias vividas para que a su vez te sirvan de base para prevenirlas en próximos proyectos por planificar/implementar.
1. Falta de preparación
Para Rossanne este punto tiene que ver con la falta de enfoque o ruta clara a seguir como resultado de no tener a su vez claros los resultados que generará el proyecto al desarrollarse satisfactoriamente y lo cual se traduce en mayor uso de recursos durante su ejecución.
En términos prácticos el desarrollo de un proyecto, independientemente de su tamaño/alcances/magnitud tiene 5 etapas fundamentales:
Identificación del proyecto, identificar si realmente es buena decisión implementar la idea/propuesta detonante del proyecto,
planificación del proyecto, establecer las estrategias, la forma que se van a implementar y medir para alcanzar los objetivos definidos y aprobados en la etapa de identificación, vamos a llamarlo tu plan de estratégico del proyecto/plan de negocio,
ejecución del proyecto, implementar las estrategias identificadas en la etapa anterior para alcanzar los objetivos establecidos en la etapa de identificación,
seguimiento del proyecto, supervisar y controlar frecuentemente el avance y logros generados por el proyecto versus lo establecido en la etapa de identificación,
cierre del proyecto, informar sobre la terminación del proyecto.
Si observaste en mi descripción sobre las etapas de un proyecto, la etapa de Identificación se hace presente en las demás etapas y por eso las subrayé, es la base de cualquier proyecto y generalmente no se ve así, se toma como un complemento del proyecto que "alguien" debe generar, no puede existir un proyecto si no contestó de forma previa 4 preguntas muy concretas:
¿Es buena decisión implementarlo?
¿cuáles serán sus resultados?
¿cuándo se generarán dichos resultados?
¿qué y cuántos recursos necesitamos para lograrlo?
Estas cuatro preguntas deben ser contestadas en la etapa de identificación del proyecto y complementadas en la etapa de planificación del proyecto; es decir, la etapa de identificación del proyecto es el primer paso para desarrollar/implementar cualquier proyecto/propuesta de negocio y/o de mejora, esta etapa es la que permitirá definir ese "Enfoque" al que hace referencia Rossanne como la causa número 1 por la cual las empresas no logran cumplir satisfactoriamente la mayoría de sus proyectos, misma que detona la "Ruta a Seguir", la cual se establece con mayor detalle en la etapa de planificación.
¿Qué debo hacer para asegurar que puedo contestar con confianza las 4 preguntas que me permitirán validar la implementación de mi proyecto/propuesta de negocio y/o de mejora?
Mi respuesta es generar un análisis que te permita tener claro particularmente 3 puntos de tu propuesta:
Lo bueno que generará
lo malo que generará
los riesgos que se enfrentan
Estos tres puntos conforman lo que llamo la "balanza de la toma de decisiones" sugiero acompañarlos de un análisis de los alcances y límites de tu propuesta, qué cubre tu análisis, los supuestos sobre los cuales soportas tu análisis, la dependencias para asegurar los resultados planteados, las contingencias para mitigar los riesgos identificados en caso de que se hagan presentes y recomendaciones para asegurar una adecuada planificación e implementación del proyecto/propuesta de negocio y/o de mejora analizado. Para lo anterior utiliza la técnica y/o metodología que conozcas o que consideres mejor y así desarrollar de manera confiable y controlable los cimientos de tu proyecto/propuesta de negocio y/o de mejora que lleven a su vez a asegurar mejores resultados en su ejecución, desde mi punto de vista y experiencia, esto lo logras a través del Business Case, pero es sólo un punto de vista.
Como te señalé en un principio, en mis próximos post abordaré cada uno de los nueves puntos que de acuerdo a Rossanne generan que las empresas fracasen en implementar satisfactoriamente la mayoría de su proyectos, para mí el hoy presentado es el más importante, es la base/cimientos de cualquier proyecto/propuesta de negocio y/o mejora a cualquier nivel y tamaño. Antes de comenzar a elaborar tu proyecto/plan de negocios/plan estratégico, etc. dedícale el tiempo a contestar las cuatro preguntas aquí expuestas que te llevarán a validar si vale la pena o no implementarlo, mide lo bueno, lo malo, ten claros los riesgos, te darán a su vez el enfoque a seguir, comienza con el primer paso!
Photo by Jamie Street on Unsplash
Comments